Intervju #2: Angelica Björkbom, HR-Chef PostNord

Idag, när allt fler företag och myndigheter går över till mer teambaserade organisationer, är en av de stora utmaningarna hur man ska få teamen att bli så effektiva som möjligt. Det kräver både en ny typ av ledarskap, nya mätmetoder och en ny typ av externt stöd.

Det saknas dock fortfarande en hel del kunskap om detta. Därför genomför vi en rad intervjuer med spännande personer som på olika sätt jobbar med team.

I det här avsnittet intervjuar vi Angelica Björkbom som är HR-chef på PostNord. På PostNord är teamutveckling en koncernstrategisk fråga och man tar fram en egen team-app för brevbärarna, lägger mycket fokus på teamledarskap i ledarskapsutbildningarna, har ersatt den traditionella medarbetarundersökningen med en teamundersökning och tar in teamcoacher när det behövs.

 

Angelica Björkbom, HR-Chef PostNord

Vi träffar Angelica Björkbom i Postnords huvudkontor i Solna. Hennes team jobbar gränsöverskridande i de nordiska länderna med strategiska HR-frågor och har bl a ansvar för att driva frågan om team i hela företaget. Vi har stämt möte för att diskutera varför hon ser teamutveckling som en koncernstrategisk fråga för att klara de nya utmaningarna.

Postnord är ett bra exempel på ett stort företag som sett hur digitaliseringen och nya mönster hos kunderna ställer krav på att utvecklas under press. Det minskade brevskrivandet och den nya e-handeln har varit omvälvande för företaget och man har varit tvungen att bygga upp helt nya produktionsmodeller.

Varför är teamutveckling en strategisk fråga för koncernledningen?

– ”Får vi inte teamen att lyckas kan vi inte lyckas med vårt uppdrag, säger Angelica. Vi har haft fokus på team ett tag nu. Vi började 2012 med att införa ett system för teamarbete som vi hämtade från Danmark, där man har en lång erfarenhet av att jobba i team. De hade ett inarbetat system för att göra det tydligt vad teamet skulle göra, hur man skulle mäta teamets effektivitet och hur teamet skulle belönas.”

Enligt Angelica gick det lite trögt i början. Det var mycket strukturer och mallar, och i Sverige tyckte man att den kändes lite överbyråkratisk. Vi har tagit till oss av kritiken och gjort det enklare med mer fokus på teamet och mindre på rapporter Idag lägger man mycket tid och energi i företaget på att utveckla teamkulturen, inte bara inom produktionen utan även inom de administrativa enheterna som kundtjänst och ekonomifunktionen. Av åtta personer på Angelicas avdelning så arbetar två med teamutveckling.

Satsningen på team har stöd hela vägen upp i ledningen. Håkan Ericsson är VD och koncernchef på PostNord, och hans motto är: ”One team. One goal. One direction”. Teamtänkandet genomsyrar hela organisationen, från brevbärare ända upp till högsta ledningsgruppen.

Var ligger fokus i ert arbete idag?

– ”I produktionen handlar det idag mycket om att vi måste tänka på team på ett nytt sätt. Brevbärarna är allt mindre inne på sina arbetsplatser och allt mer ute och delar ut post. Frågan är hur de trots det ska kunna känna att de är del av ett team. Där tittar vi nu på hur vi kan använda digitala plattformar för att de ska kunna mötas utan att träffas fysiskt, och hur de ska kunna stötta och hjälpa varandra ändå. Här har vi kommit en bra bit på väg och håller på att ta fram en team-app för arbetsmobilerna”

Utmaningen är egentligen störst hur vi ska jobba i matrisen och inom de föränderliga administrativa teamen, menar Angelica. Inom Postnord har man en matrisorganisation med verksamheter utspridda över hela Norden.

– ” Då måste man jobba på att tänka att vi är ett team. Om man ska få ihop en matris så måste alla vilja samma sak, stötta varandra och gå åt samma håll. Men personer har ofta en tendens att vilja jobba i silos och glömmer bort helheten. De fokuserar på att lösa sina specifika frågor.”

Hur skapar man en teamkultur?

– ”Det bygger på ett gott ledarskap. Att det finns chefer som förstår, och använder sig av teamet. Chefer som kan se att man i vissa situationer måste träda tillbaka själv och släppa fram sina medarbetare så de känner lust till att ta ett ansvar.”

Här är ledarskapsutbildningarna viktiga, säger Angelica. Postnord lägger allt mer fokus på team i såväl basutbildningarna för nya chefer och i topp talent utbildningarna. Tidigare låg fokus på chefskapet, men idag handlar det mer om att bli en bra ledare för ett team. Teamledarskapet kräver att man kan skapa tillit och engagemang, öppna dörrar och vara där och peppa teamet när man möter motgångar.

Ni jobbar med ett coachande ledarskap. Är det några skillnader i färdigheterna som krävs för att coacha individer och team?

– ”Det är det.  När man coachar individer, då handlar det många gånger om att hjälpa dem att utvecklas på det personliga planet. När man coachar team måste man kunna stå tillbaka själv och ha tillit till teamet. Man måste lära sig att följa på distans. Ha kännedom om vad som sker, men ändå hålla sig på avstånd utan att lägga sig i och försöka ha kontroll på alla delar. Då är det lätt att teamet kliver tillbaka. Det handlar också om att lyssna på själva teamet, inte bara individerna i teamet. Beroende på var teamet befinner sig så behöver de olika saker från teamledaren.”

Mäter ni hur väl era team fungerar tillsammans?

– ”Vi har just gjort om våra medarbetarundersökningar. Tidigare hade vi en koncerngemensam enkät som alla fyllde i en gång om året. Nu inför vi ”Postnord lyssnar internt” som har en strategisk del med 14 frågor om vad man tror om framtiden, ledningens strategi, o.s.v.”

Från och med maj så inför Postnord också en speciell enkät för hur teamarbetet fungerar, med frågor om hur det fungerar att jobba tillsammans, om det finns tillit och engagemang, hur ledarskapet fungerar, om man har rätt förutsättningar för att klara jobbet och om teamet har tillräckligt kundfokus.

– ”Den här mätningen kan både chefen och medarbetarna ta initiativ till, och man kan göra den flera gånger om året om man vill för att mäta teamets utveckling. Vi hoppas det blir ett bra verktyg för att förbättra oss.  Det ger också möjlighet att göra en teammätning i en matris, eller ett projekt. Projekten kan ju ibland glida iväg, dra över i kostnader eller aldrig komma i mål, och då är det bra att veta vad det är teamet behöver ta tag i.”

Hon pekar också här på att projektledarutbildningarna behöver mer inslag av hur team fungerar. De är ofta bra på att lära ut planering och uppföljning, men ger ingen kunskap om hur man ska få projektteamet att fungera optimalt.

Forskningen visar att framgångsrika nyckelteam ofta tar hjälp utifrån. Får era team externt stöd?

– Vi erbjuder våra team stöd, från oss på HR och ibland med hjälp av externa konsulter. Men tyvärr så är efterfrågan inte så stor, om det inte uppstår en akut kris. Vi har försökt uppmuntra teamen att ta hjälp, men jag tror att det ibland finns en rädsla för att släppa in någon i sitt team. Men i koncernens ledningsgrupp har vi jobbat med teamutveckling, och om de andra teamen ser det så kanske de följer efter.

Vilket är det bästa teamet du varit del av?

– ”Det måste vara mitt team som jag har nu. Jag är så imponerad av deras engagemang, det ansvar de tar, tilliten de har till varandra och deras enorma produktionskapacitet. De levererar verkligen på topp. När vi har tuffa uppgifter som vi ska leverera på så är de alltid där och frågar varandra om de kan hjälpa till med något. De är också hela tiden nyfikna på att lära sig nya saker.  Min roll i ett sådant här välfungerande team är att skapa rätt förutsättningar för teamet och att vara coachande. Jag ska ha koll på vad som händer, öppna dörrar och skydda mot attacker.”

 

Peter Englén och Anders Troedsson

Peter och Anders är teamcoacher på BestTeam och kommer i höst ut med en bok om Svenska Team. Vi erbjuder också den första utbildningen i teamcoachande ledarskap.