Passa på att utveckla teamet och era möten nu!

Skrivet av Peter Englén den 2020-03-31. Postad i Översikt.

Det finns ett enormt behov av att utveckla arbetsgrupper, ledningsgrupper och nyckelteam i alla företag. Över 90 procent av alla företag har, eller är på väg att, gå över till teambaserade strukturer. Teameffektivitet har blivit en affärsstrategisk fråga av högsta rang. Ändå visar all forskning på att bara ca 10 procent av alla team är högeffektiva och 50 procent underpresterar kraftigt vad gäller teameffektivitet.

I den rådande situationen så ställs dessutom helt nya krav på team och teamledare att få teamen att fungera, fast de flesta teammedlemmarna är utspridda geografiskt och den huvudsakliga kommunikationen sker digitalt.

Det ser ut som att den här ordningen kan komma att fortgå ett tag och vi på BestTeam har därför tagit fram en rad utvecklingsinsatser för team som kan levereras virtuellt.

Följande workshops kan vi leverera till team, 3-12 personer. Vi håller aktiviteterna inom 90-120 minuter (föregås av 15-30 minuters teknisk och mental check-in). De bygger också på att var och en som deltar i aktiviteten sitter enskilt, med egen skärm. Tjänsterna levereras företrädelsevis i Zoom.

Workshopsledarna är mycket erfarna och certifierade chefs- och teamcoacher. Andra upplagan av deras bok ”Att leda team – 60 tips som ökar din systemintelligens” utkom december 2019.

Effektivare möten

Behovsdiagnos. Vi sitter med under ett ordinarie virtuellt arbetsmöte, och gör en analys av teamets behov. Analysen landar i förslag på aktiviteter som går att göra virtuellt.
Mål: Få praktiska tips från erfaren expert på grupputveckling.
Spelregler. Alla arbetsgrupper blir effektivare av att tillsammans ha skapat och kommit överens om en uppsättning spelregler för hur man ska jobba i teamet, som gäller samtliga medlemmar. I denna 90 minuters workshop ges gruppen tillfälle att tillsammans generera, prioritera och komma överens om en gemensam samling spelregler.
Mål: En gemensam samling spelregler skapad av gruppens medlemmar.
Effektiva möten: För många medarbetare tar möten en stor del av arbetstiden. I den här workshopen (90 min) gör vi en snabb diagnos av hur effektiva deltagarna tycker att gruppens möten är. Utifrån svaren diskuteras hur mötena kan bli effektivare, roligare och mer givande för alla.
Mål: Effektivare möten.
Effektivisera era digitala möten: Ibland är det viktigt att stanna upp och analysera hur det man är mitt uppe i fungerar. Just nu har väldigt många grupper börjat med digitala möten. Den här workshopen (90 min) fokuserar på att utvärdera hur gruppens digitala möten fungerar. Vad är bra och vad skulle kunna bli bättre. Vi utforskar hur vi kan behålla och utveckla närvaro, tillit och kreativitet på våra digitala mötesplatser. Vad kan vi förvänta oss av varandra och vilka vanor måste vi vänja oss av med. Workshopsledaren kan också ge praktiska tips.
Mål: Effektivisera de digitala mötena.
Kommunikation i gruppen: Hur vi kommunicerar i en grupp styr mycket hur väl vi utnyttjar varandras kompetenser, hur arbetsflödet flyter och hur vi skapar/löser missförstånd. I denna workshop (90-120 min) kartlägger vi tillsammans hur gruppen kommunicerar med varandra, styrkor och svagheter med nuvarande system och hur vi ska kommunicera ännu bättre i framtiden.
Mål: Skapa en bättre struktur, och göra en överenskommelse, för hur man i gruppen förväntas kommunicera med övriga gruppmedlemmar och med omvärlden.
Feedback. Denna workshop (120 min) syftar till att bidra till en feedbackkultur i gruppen. Att kunna ge och ta feedback är en av grundstenarna i effektivt teamarbete. Det är också en förutsättning för konflikthantering.
Mål: Skapa förståelse för varför det är viktigt med feedback, vad som händer i gruppen när man inte ger feedback, eller ger feedback på fel sätt. Gruppen får också lära sig en enkel feedbackmodell som de får öva på i små grupper.

Utveckla teamarbetet

Är vi en grupp eller ett team? (90-120 min beroende på gruppstorlek) Denna workshop syftar till att lära ut distinktioner mellan team och löst sammansatta grupper, och vilka krav som ställs på medlemskap och samverkan i olika typer av konstellationer. Gruppen får även möjligheten att diskutera sitt uppdrag (vad finns vi till för som grupp?) och utifrån detta identifiera vilken typ av grupp man behöver vara för att utföra sitt gemensamma uppdrag på bästa sätt.
Mål: Öka förståelsen för olika typer av gruppkonstellationer. Hjälpa grupper att tydliggöra uppdraget, vilken typ av grupp man ska vara och hur samverkan bör ske för att säkerställa effektivt samarbete.
Tips till chef/gruppledare som vill utveckla sin grupp: En workshop/coaching (90 min) enskilt med en gruppledare/chef som vill få tips på hur hen kan utveckla sin grupp. Innan workshopen får gruppledaren/chefen göra en skattning av hur teamarbetet fungerar med hjälp av ett verktyg kallat TeamLeader View (TLV), utarbetat av Teamcoaching International (TCI). Testet mäter 14 faktorer som är nödvändiga för effektivt teamarbete.
Mål: Med testresultatet som grund får gruppledaren/chefen hjälp att lägga upp en handlingsplan för hur hen ska arbeta för att utveckla gruppen.
Att utvecklas som grupp – start. En workshop (120 min) med en grupp som vill starta en utvecklingsresa. Innan workshopen får gruppen göra en skattning av hur teamarbetet fungerar med hjälp av ett verktyg kallat Team Diagnostic Assessment (TDA), utarbetat av Teamcoaching International (TCI). Testet mäter 14 faktorer som är nödvändiga för effektivt teamarbete. Med testresultatet som grund identifierar gruppen sina styrkor och utvecklingsområden som team. Mål: Gruppen kan utifrån faktisk kunskap om hur teamet fungerar sätta upp mål och göra en handlingsplan för sin utvecklingsresa.
Målgrupp: Lämplig för de grupper som tillsammans med gemensamma mål.
Skapa tydlighet – Playbook: Det här är en serie på fem workshops (120 + 4x 90 min) som syftar till att skapa klarhet i gruppen, både inåt och utåt. Alla team bör ha en uppsättning överenskommelser som alla är eniga om. I lagsporter brukar man tala om att varje team ska ha sin Playbook – där man samlat teamets taktik och spelidé. Det skapar klarhet och gör att alla kan jobba tillsammans. Även effektiva företagsteam behöver en Playbook. Under dessa workshops får teamet hjälp att svara på några grundläggande frågor: Varför finns vi till som team/grupp? Hur beter vi oss mot varandra? Vad är det vi ska göra som grupp? Vad är det som gör just oss framgångsrika? Vad prioriterar vi den närmaste tiden och vem gör vad? Kan med fördel kombineras med “Att utvecklas som grupp – Start”.
Mål: Öka teameffektiviteten genom att skapa tydlighet
Hur vi styrs genom kulturen: Vi beter oss annorlunda och tar på oss olika roller i olika grupper. Vissa grupper vi deltar i är kreativa, andra är försiktiga och några är väldigt lågpresterande. Kulturen i gruppen har ofta större påverkan på gruppens resultat än individernas personligheter. I den här workshopen tittar vi på hur kulturen påverkar oss, diskuterar vilken kultur just den här gruppen har och analyserar vilka konsekvenser i konkreta beteenden som det får. Har gruppen t ex en bedömnings- eller utvecklingskultur – det avgör helt hur gruppen kommer att hantera förändringar och nya utmaningar.
Mål: Öka förståelsen för kulturens betydelse och definiera några beteenden som gruppen vill ändra på för att bli mer effektiva och skapa en ännu bättre arbetsmiljö.
Räddmodigt Ledarskap. Denna workshop (90 min) syftar till att skapa modigare ledare och medarbetare. Ca 70 procent av alla förändringsinitiativ misslyckas, d v s de förväntade resultaten uteblir. Det beror bl a på att vi naturligt är rädda för förändring.Varje förändring är skrämmande. Workshopen handlar om hur vi som ledare kan bli mer modiga fast vi är osäkra och hur ska vi få våra medarbetare att bli räddmodiga.
Mål: Större effektivitet i förändringsprocesser (och personlig ledarskapsutveckling).
Handledning av chefer i grupp: (3-7 personer) 90-120 min, virtuellt och/eller IRL. Denna arena syftar till att stärka och ta vara på kollegialt lärande chefer emellan. Handledarens roll är ffa att stötta cheferna med en bra struktur och process för att dela erfarenheter med varandra, men handledaren kan också bistå med modeller och utifrånperspektiv. Fokus är att dela bra och fungerande praktiker med varandra samt stödja varandra med utmaningar och case från vardagen. Denna insats kan göras som enstaka tillfälle inriktat på hur leda i Corona-tider men den passar också bra att köras som en serie träffar där öppenhet utvecklas över tid i gruppen.
Mål: Insatsen stödjer generellt en utveckling av en “delakultur” där chefer blir bättre och bättre på att stödja varandra. En väl fungerande chefshandledningsgrupp kan med fördel efter ett par träffar bli självgående och ses utan konsult.
Målgrupp: Grupp av chefer

Om Konsulterna

Peter Englén är seniorkonsult med 30 års erfarenhet av att utveckla idéer, ledare och organisationer. Som managementkonsult, utredare och talskrivare på regeringskansliet har han hjälpt såväl stadsråd som företagsledare att skapa effektiva organisationer och kommunicera viktiga budskap. Han är en driven processledare.

Peter har arbetat fem år som utredare på Läkarförbundet, huvudsakligen med utbildnings- och forskningsfrågor.1995-1998 var han politisk sakkunnig på utbildningsdepartementet med ansvar för talproduktion och högre utbildning. Sedan 1998 han arbetat som konsult. De senaste åren har han fokuserat allt mer på utveckling av ledare och nyckelteam. Han är diplomerad professionell coach och certifierad teamcoach.

peter.englen@bestteam.se

Anders Troedsson är en erfaren coach med fokus och hög energi. För honom är det resultat som gäller. Han är utbildad ingenjör, med intresse för språk och människor. Utifrån sina egna erfarenheter som chef och ledare har han stor praktisk erfarenhet av de processer som behövs för att skapa både resultat och en engagerande kultur.

Anders har varit verksam inom både stora och små företag och har egen erfarenhet som entreprenör. Dynamiken mellan människor och vad som får saker att hända i team och organisationer är ett genuint intresse, oavsett om det handlat om det lilla teamet hemma eller förändringsprocesser i stora multinationella företag. Han är diplomerad professionell coach och certifierad teamcoach.

anders.troedsson@bestteam.se